Una auditoría operativa ejecutada estratégicamente puede incidir en forma directa en la mejora en la productividad de cualquier empresa. Pero para lograrlo, es necesario que las empresas se comprometan a llevarlos a cabo dentro de todos los niveles de la organización.
Introducción
A pesar de los meses que han transcurrido y la crisis mundial que se ha generado, a la fecha no se ha controlado todavía la pandemia del COVID-19 que ha tenido como consecuencia una alta tasa de desempleo. Ante este panorama, hemos visto que los centros de trabajo que han sobrevivido se debió a que reaccionaron rápido a la emergencia y adoptaron nuevas formas de trabajo, desde dejar la oficina y trabajar desde sus hogares, trabajar con en oficinas con altas medidas de seguridad sanitaria y en algunos casos se han tenido que reinventar los modelos de negocio.
De acuerdo con El Economista y los datos de la Eurofund, en la Unión Europea se ha incrementado un 37% el número de personas que trabajan desde casa, desde el inicio del confinamiento. Esto tiene consecuencias directas en las horas en que cada trabajador invierte para cumplir con los objetivos, ya que en la mayoría de los casos, los trabajadores mencionan que el trabajo en casa es más extenuante, ya que le dedican más horas.
Según datos actuales de la OCDE, Irlanda se sitúa en la media en cuanto a horas trabajadas, 1924 al año. En ese mismo estudio destaca México, ya que es el país en donde dedican más horas, con un ¡total de 2174 al año!
Trabajar más horas no significa necesariamente mayor rendimiento o mejor productividad. En términos económicos y productivos, siguiendo el mismo estudio, Irlanda tiene un rendimiento sobre el PIB de 99 dólares por hora trabajada, comparado con México, que solo tiene un rendimiento de 21 dólares por hora. Es decir, Irlanda podría generar el mismo PIB que México, solo trabajando tres meses.
Estos son datos duros, pero representativos de la realidad actual. En México se trabaja mucho, pero se produce poco, somos el país con la productividad más baja de la OCDE. ¿A qué se debe esto?
Sin duda es un fenómeno complejo donde convergen todas las carencias en educación, salud e innovación que tiene nuestro país. Sin embargo, también contamos con herramientas que nos ayuden a cambiar el panorama, paulatinamente, en el corto y mediano plazo.
Las organizaciones deben transitar hacia la innovación
Ante una crisis como la que se está viviendo, una alternativa viable para que las empresas puedan afrontar todos estos nuevos retos, consiste en analizar, innovar y actuar para definir nuevos objetivos, con la finalidad de tener una visión de hacia dónde transitar, para poder adaptarlas a los retos de la nueva realidad.
Para que las empresas puedan definir o replantear sus objetivos, es imprescindible que den respuesta a preguntas como:
- ¿Contamos con el capital humano necesario?
- ¿La administración de nuestros recursos es óptima?
- ¿Nuestros procesos son adaptables y eficientes, o pueden mejorarse?
- ¿Contamos con una cultura organizacional que armonice los objetivos de la empresa con los líderes organizacionales?
Responder con honestidad a estas preguntas nos conducirá a saber dónde nos situamos, qué debemos mejorar y sobre todo, en qué debemos enfocarnos para ser más rentables y productivos.
Problemas de productividad de las empresas en México
En mi experiencia como auditor de empresas de diversos giros y tamaños, he podido identificar factores comunes en todas ellas que inciden directamente en su productividad
Podemos señalarlos a grandes rasgos, los más comunes:
- No contar con procesos definidos e innovadores, apoyados en la tecnología.
- No tener una cultura organizacional sólida al interior de la organización.
- La ausencia de líderes organizacionales que potencialicen el alcance de los objetivos de la organización.
Estas causas generan diversos problemas en la productividad de la empresa, de los cuales, podemos destacar los siguientes:
Procesos deficientes
Este problema es el más común y el que tiene mayor impacto en la productividad de la organización. Hemos identificado que en muchos casos las empresas no tienen definidos o estandarizados los procesos clave del negocio, no cuentan con controles internos que garanticen la correcta gestión de los recursos, no se cuenta con la identificación y desarrollo del liderazgo en la organización o no se hace uso de la tecnología que simplifique y facilite la gestión de los procesos.
Existen otros problemas que afectan la productividad de la organización y se encuentran más relacionados con los valores y visión de las empresas. Para estos casos también se requiere tomar acciones para mitigar o eliminar estos problemas.
Algunos que podemos mencionar son porque los hemos visto en muchas de las auditorías que llevamos a cabo son:
No se diferencia lo real de lo ideal
Es decir, se considera que la forma de trabajar es la mejor “porque da resultados”, sin embargo, no se abordan las áreas de oportunidad al que cada proceso de la empresa es susceptible.
Existe resistencia al cambio
Esto se relaciona con el punto anterior, ya que, aunque hayamos detectado las áreas de oportunidad, estas no son abordadas por los colaboradores o no se realizan las acciones requeridas en esos procesos para hacerlos más eficientes y productivos.
Jornadas laborales largas
El personal tiende a trabajar más horas de las habituales y se generan bloques mentales por el cansancio, sin embargo, esto no significa que hacen más, al contrario, significa que son menos productivos.
Falta de Capacitación
La productividad se ve afectada de manera muy significativa debido a que los colaboradores requieren de un desarrollo de competencias y conocimientos para realizar sus actividades correspondientes y la organización no se los ofrece.
Desconocimiento de funciones
Es frecuente que las empresas no tengan bien definido las funciones, actividades y responsabilidad que tiene cada colaborador de la empresa, aunado a esto, desconocen o de plano ignoran el impacto que puede tener dentro de la organización el hecho de no realizar sus actividades en tiempo y forma.
Malas condiciones de trabajo
Si no se cuentan con las herramientas para realizar las actividades de cada colaborador, o no se mide el clima laboral que se entorna en la organización.
¿Cómo mejorar la productividad de las empresas?
Los procesos que se ejecutan en una empresa pueden ser de complejidad variable, y cambian en función del giro y tamaño de la empresa, sin embargo, siempre existen procesos de apoyo y operativos susceptibles de estandarizar tareas y procedimientos, que tengan como finalidad última el logro de los objetivos establecidos por los directivos de las empresas.
Pero también debemos ser realistas, debido a la gran cantidad de actividades que se tienen en la organización, es casi imposible poder controlar y asegurar la ejecución de estas conforme a un plan establecido. Por ello es importante identificar los procesos clave de la empresa.
De ahí surge, primeramente, la tarea de definir y estandarizar estos procesos independientemente del giro o tamaño de la organización.
También debemos asignar responsabilidades, definir las actividades claves e integrar el uso de tecnología que facilite la gestión de los procesos.
Una vez considerados estos elementos, podemos continuar con la ejecución de los procesos y posteriormente realizar una auditoría operativa, pero es muy importante que aplique sobre los procesos ya identificados como cruciales para la operación del negocio.
La auditoría operativa, una herramienta eficaz para la mejora continua
La auditoría operativa es el medio idóneo mediante el cual podemos medir y analizar el uso de los recursos de manera eficiente con el objetivo principal de maximizar y fortalecer el crecimiento y rentabilidad del negocio.
La auditoría operativa trata de la evaluación total o parcial de los procesos claves del negocio, que nos permita lograr:
- Reducir costos y eliminar deficiencias a través de la implementación de acciones correctivas o preventivas
- Promover la eficiencia y eficacia en los procesos
- Evaluar la calidad de los procesos y reforzar a los que requieran mayor atención
- Implementar de manera objetiva de las actividades de control
- Identificar los procesos críticos del negocio
- Evaluar la efectividad de los controles implementados
- Implementar mejoras en la planificación estratégica del negocio
¿Qué características debe cumplir una auditoría de procesos para que sea eficaz?
Una auditoría operativa debe cumplir con ciertas características para que sea efectiva. Para lograr los resultados una auditoría debe ser:
- Estratégica: Se enfoca aspectos críticos o relevantes que se revelan en el desarrollo de la auditoría.
- Objetiva: Al desarrollarse, se debe asegurar que los hallazgos y las conclusiones se fundamenten con evidencia verificable.
- Confiable: La información que presente y reporte la auditoría deber ser veraz y exacta, de manera que minimice los riesgos.
- Diligente: Se deben atender, con diligencia y oportunidad, los requerimientos del organismo competente de control.
- Efectiva: Las recomendaciones y acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento a aplicar, deben enfocarse en mejorar los sistemas de control.
Una auditoría operativa es una herramienta que nos permitirá incidir de manera directa en los procesos que afectan la operatividad y la productividad de las empresas, lo que la convierte en una herramienta indispensable para los procesos de mejora continua al interior de las organizaciones.
Ventajas de implementar una auditoría operativa
En cuanto a las ventajas que se pueden obtener con una auditoría operativa, encontramos:
- La empresa obtiene una opinión objetiva y realista del estado de sus procesos
- Previene fallos operativos
- Ayuda a identificar mejoras o áreas de oportunidad en los procesos clave del negocio
- Gestionan de manera óptima los recursos de la organización
- Provee información clara y precisa para la toma de decisiones estratégicas
Con una auditoría operativa, se tiene la principal ventaja de poder detectar la manera de reducir costos, mejorar la operatividad e incentivar la rentabilidad de tu empresa. Además, determinará si los procedimientos, políticas y operaciones son eficientes. Si no lo son, se emitirán recomendaciones o mejoras que potencialicen al alcance de los objetivos establecidos por los empresarios.
En algunas circunstancias, una auditoría operativa encuentra resistencia para su implementación por parte de los colaboradores de una empresa. Para ello es importante ser capaces de crear una confianza con el grupo con el que se va a actuar, convenciendolos del objetivo que se pretende: que los trabajos se realicen con un menor esfuerzo y de manera más eficiente, lo que se traducirá en mejorar la rentabilidad y reducir los costos del negocio.
CP Enrique Garduño Torres. Socio de Auditoría de Lofton Servicios Integrales.
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