Hay una frase muy popular de Benjamin Franklin que dice “El tiempo es dinero”, y en el caso particular de las empresas, esto no podría ser más acertado.
Para cualquier empresa resulta imprescindible prestar sus servicios o elaborar sus productos en tiempo y forma, sin embargo, muchas presentan problemas de retrasos considerables durante sus procesos o producción, siendo el factor más común la falta de tiempos definidos y la estandarización de las actividades más importantes.
Esta situación desencadena una serie de problemáticas que se traducen en pérdidas económicas para el negocio, pues además de tener que utilizar más recursos de los necesarios para resolver las inconformidades de los clientes, también existe la posibilidad de que estos decidan terminar la relación con la empresa de manera definitiva.
Afortunadamente, existe una herramienta que las empresas pueden implementar ser más eficientes: el estudio de tiempos y movimientos.
¿Qué es el estudio de tiempos y movimientos?
Un estudio de tiempos y movimientos es una herramienta que registra y analiza la cantidad de tiempo que se invierte en las actividades de un proceso para que se puedan optimizar y estandarizar, considerando los recursos que se emplean y las condiciones del entorno de trabajo.
Entre sus objetivos centrales se encuentra minimizar el tiempo de las operaciones, mantener la producción estable y medible, y mejorar la calidad de los productos o servicios.
¿Cómo se realiza el estudio de tiempos y movimientos?
Se analizan los tiempos y después los movimientos, para realizar una evaluación conjunta que arroje resultados que indiquen las mejores y ajustes necesarios para optimizar los procesos.
El estudio de tiempos
En este se establecen cuáles son las actividades clave que se llevan a cabo en el proceso y se analiza a detalle el tiempo en que deben desarrollarse, considerando:
- las condiciones del área de trabajo
- los trayectos que se siguen
- la fatiga o limitaciones que puede experimentar el colaborador durante el proceso,
- los posibles retrasos inevitables
El estudio de movimientos
Aquí se analizan los movimientos que tiene que llevar a cabo el operador para cumplir con sus tareas, así como los materiales y herramientas que utiliza para ello, a fin de eliminar o reducir los movimientos ineficientes.
Esto es aplicable para trabajos mecánicos o repetitivos, pero también a cadenas de suministro, inventario, o incluso más grandes, como entrega de paquetería o proveeduría de servicios. El estudio de movimientos es adaptable y escalable en función de las operaciones del negocio.
Aunque primero se estudian los tiempos y después los movimientos, podemos resumir su desarrollo en 6 etapas.
Las 6 etapas del estudio
- Preparación del estudio. En esta fase se identifican, ordenan y esquematizan las operaciones para tener un panorama general del flujo de trabajo en el proceso, se selecciona al personal que participará en el estudio con base en sus competencias y su desempeño; por último, se analizan y determinan las condiciones de trabajo (iluminación, ruido, temperatura, distribución de planta, etc.) empleando técnicas como la observación de campo y las entrevistas.
- Ejecución del estudio. Se registra la información referente al proceso para identificar factores que permitan mejorar o eliminar ineficiencias, después se descomponen las tareas en elementos para un mejor análisis, y posteriormente se cronometran las tareas ejecutadas.
- Evaluación del ritmo de trabajo. Para esta etapa se consideran factores como las habilidades de los operadores, su desempeño, y los procedimientos ejecutados. Se analiza la viabilidad y las oportunidades de optimización.
- Análisis de las causas de retraso. En este análisis se toman en cuenta dos tipos de causas, las que son asignables a retrasos personales, y las que se derivan de la fatiga de maquinaria o humana.
- Definición de tiempos estándar. El tiempo estándar de las tareas se determina de acuerdo con el tiempo estándar por operario, las combinaciones de actividades o tareas compartidas, y la determinación de la capacidad de producción.
- Asignación e integración de tareas. Con la información obtenida en las etapas anteriores es posible decidir cómo se asignarán las áreas de trabajo, así como definir si el orden en que se desarrollan las actividades es adecuado o si puede modificarse, todo ello, con el fin de mejorar el tiempo estándar de las tareas ejecutadas.
¿Cuáles son los beneficios de llevar a cabo un estudio de tiempos y movimientos?
Son muchos los beneficios que puede aportar a las organizaciones el estudio de tiempos y movimientos, todos ellos encaminados a la mejora continua, la optimización del proceso en beneficio de la calidad de los productos y servicios.
Pero uno de los más relevantes es que es aplicable a prácticamente cualquier organización, sin importar su tamaño o complejidad de sus procedimientos. Parte de la premisa de que todo proceso es susceptible de optimización y mejora. Veamos los beneficios que tiene el estudio en las empresas:
Reducción de tiempos en el proceso
Al identificar y eliminar los movimientos ineficientes o que no agregan valor al proceso, este se lleva a cabo en menor tiempo al que solía requerir previo al estudio.
Disminución de costos
La reducción de tiempos da lugar a la disminución en los costos de operación, por lo que aumentan los márgenes de utilidad de la empresa y por consiguiente, la rentabilidad de la empresa se ve favorecida.
Conservación de los recursos
Las actividades repetitivas o ineficientes pueden reducir la vida útil de la maquinaria, herramientas, equipos de cómputo o demás recursos que son empleados durante el proceso, por lo que, al eliminarlas, estos son utilizados de manera óptima, permitiendo que se conserven en buen estado por más tiempo.
Impacto positivo en el desempeño de los colaboradores
La aplicación del estudio de tiempos y movimientos también favorece a los colaboradores, pues al comprender la dinámica de trabajo, se distribuye adecuadamente la carga de trabajo y además, se adecúa para que no tengan que hacer esfuerzos físicos extras que afecten su rendimiento, o inclusive su salud, por lo que se desenvolverán de mejor manera y serán más productivos.
Mayor calidad en el resultado final
Eliminar los movimientos ineficientes, establecer estándares de tiempo y facilitar el trabajo de los colaboradores, da como resultado un producto o servicio con altos estándares de calidad que será entregado en tiempo y forma al cliente, quien quedará satisfecho y tendrá mayor confianza hacia la empresa.
Resuelve tus problemas de eficiencia con el estudio de tiempos y movimientos
Si la productividad de tu empresas es baja, tus tiempos de operación son muy elevados, hay retrasos frecuentes en la producción y tus costos de operación son altos, aplicar el estudio de tiempos y movimientos es sin duda la mejor alternativa de solución.
Aunque a primera vista pareciera que solo hace más eficientes los procesos de producción, además permite detectar la causa raíz de los problemas que se presentan y sus beneficios se extienden a otros rubros de la empresa, como las finanzas, el desempeño de sus colaboradores e incluso la satisfacción de sus clientes.
En Consultoría Estratégica de Lofton contamos con el servicio de Cambios Estratégicos de Negocio, donde podemos ayudarte con el estudio de tiempos y movimientos, así como con la optimización de procesos, reingeniería organizacional y planeación estratégica.
Contáctanos y te ayudaremos a que tu empresa sea más eficiente, rentable y competitiva.
CP Enrique Garduño, Socio de Consultoría Estratégica
