Es muy común ver que las empresas tienen diversos problemas o conflictos en sus procesos que, la mayoría de las veces, ocasionan que no se dé cumplimiento a los objetivos planteados por la Alta Dirección; afortunadamente, existe una metodología que funciona para dar solución a esta situación, nos referimos a la Teoría de Restricciones, o TOC por sus siglas en inglés (Theory of Constraints).
Esta teoría fue desarrollada por el físico Eliyahu M. Goldratt en su libro La Meta, donde cuenta la historia de un gerente que tiene que recuperar la rentabilidad de una empresa manufacturera en un plazo de tres meses.
¿Qué es la Teoría de las Restricciones?
La Teoría de Restricciones tiene como objetivo identificar la restricción o limitación que dificulta el logro de los objetivos en un sistema, por ejemplo, una empresa o una planta de producción, y posteriormente, atacar dicha restricción hasta que deje de ser un factor limitante.
Esta Teoría de Restricciones se basa en que los sistemas están formados por elementos interrelacionados, y uno de ellos actúa como la restricción o cuello de botella. Este cuello de botella o restricción es aquel elemento que impide o retrasa la ejecución de una acción en particular, lo que dificulta que la empresa cumpla con sus metas.
Tipos de restricciones
De acuerdo con el autor de esta teoría, existen tres tipos de restricciones que pueden presentarse en prácticamente en cualquier organización:
- Restricciones físicas: se trata de aquellos factores tangibles que evitan o hacen más lento el proceso para la consecución de objetivos, por ejemplo, instalaciones deficientes, equipos de trabajo obsoletos, distribución inadecuada de los espacios de trabajo, fallas recurrentes en la infraestructura, etcétera.
- Restricciones políticas: son aquellas prácticas, procedimientos o políticas internas que evitan que la empresa cumpla con sus objetivos o que conllevan a resultados opuestos a los deseados. Por ejemplo, a nivel del personal pueden ser limitaciones en los horarios, altas cargas de trabajo, trabajos extra sin remuneración, muchas reglas o trámites innecesarios. A nivel del proceso de trabajo, pueden ser ejemplos: impedir explorar nuevas formas de venta, no buscar la innovación en los productos o servicios, no buscar nuevos mercados, mantener políticas de producción obsoletas, etcétera.
- Restricciones de mercado: son limitaciones o impedimentos que proceden de la demanda de los productos o servicios y son de carácter externo. Carestía de los insumos, alta o nula demanda de productos, variación de costos de materiales, inflación, conflictos sociales, etcétera.
Los 5 pasos para aplicar la Teoría de Restricciones
Para poder implementar la Teoría de Restricciones en las organizaciones, es fundamental que la Alta Gerencia esté comprometida con mejorar las condiciones de trabajo, buscar procesos más eficientes y agregar valor al producto. Para lograrlo, también deben concientizar al personal operativo en la consecución de las metas y tener el objetivo común de hacer más eficiente a la empresa.
1. Identificar las restricciones del sistema
Para saber identificar la verdadera restricción del sistema, se pueden tomar en cuenta parámetros como el tiempo que se requiere para llevar a cabo una tarea o si dicho elemento es el que más recursos necesita. Consultar al personal operativo es fundamental, ya que ellos conocen mejor que nadie cuáles son las fallas que más afectan la producción de productos o servicios. Aquí el facto tiempo y la calidad son ejes rectores para identificar la restricción.
2. Explotar la restricción
La restricción que se identificó impide que el sistema alcance su mejor desempeño, pero en lugar de eliminarla o detenerla, hay que elegir cómo se va a explotar, es decir, cómo se va a obtener el máximo provecho de esta.
Por ejemplo, si una empresa fabrica dos productos y detecta que la restricción está en una máquina, pero uno de sus productos no requiere utilizarla, entonces debe apostar por este producto ya que cuenta con los insumos necesarios para sacar el máximo provecho.
3. Subordinar los demás procesos a la restricción
Esta etapa consiste en convertir la restricción en el centro del sistema, por lo que el resto de los recursos deberán funcionar acorde a su ritmo, según se definió en la etapa anterior.
En otras palabras, recordemos que la empresa es un sistema, por lo tanto, hay interdependencia entre los recursos que la componen; es por esto que no tiene sentido hacer que cada recurso trabaje para obtener el máximo rendimiento de su capacidad, en su lugar, cada uno debe actuar de forma que se asegure el flujo continuo en la restricción para que pueda ser explotada.
4. Elevar la restricción
Para seguir mejorando hay que aumentar la capacidad de la restricción, ya sea mediante la implementación de mejoras, mejorando la eficiencia del equipo o buscando nuevas alternativas en maquinaria, equipo, capacitación o tecnología.
5. Empezar de nuevo
La Teoría de Restricciones busca la mejora continua, por lo que, una vez elevada la restricción hay que reiniciar el proceso y analizar de nueva cuenta todo el sistema, pues ahora existirán nuevas restricciones. Esto se llama mejora continua, y se pueden hacer análisis periódicos, con la finalidad de mejorar los procesos paulatinamente, de los más urgentes a los menos.
Teoría de restricciones y la mejora continua de la organización
La mejora continua consiste en revisar constantemente los procesos de una organización para optimizarlos y con ello, conseguir que la operación del negocio sea mucho más eficiente, sin embargo, en ocasiones sucede que una empresa que busca la mejora continua invierte sus recursos en la mejora de procesos que no son los que realmente requieren ser optimizados, ya sea porque no se ha hecho un buen análisis o porque les resulta más fácil mejorar unos procesos en lugar de otros
El problema está en que, si el proceso de mejora continua no prioriza los puntos débiles de la empresa, entonces no tendrá un impacto significativo sobre esta. Por esta razón, la Teoría de Restricciones es una excelente alternativa para aplicar la mejora continua en cualquier organización, pues tiene como prioridad identificar el punto más débil de la empresa y después trabajar para mitigarlo.
Recordemos que la teoría de restricciones se centra en la identificación de los eslabones más débiles de la cadena que representa la empresa y las restricciones que no permiten un rendimiento óptimo, para trabajar sobre ellas y el impacto que generan.
Soluciones Lofton
Como habrás visto a lo largo de este artículo, la Teoría de Restricciones se puede implementar en organizaciones con problemas de desarrollo o productividad, por lo que si estás en esta situación es momento de aplicarla lo antes posible.
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