Un convenio de confidencialidad es aquel que debe firmarse cuando resulta necesario establecer condiciones específicas sobre el tratamiento de cierta información compartida entre las partes firmantes, con el objetivo de proteger sus intereses y evitar su uso y divulgaciones no autorizadas que puedan representar un riesgo.
Actualmente la información se comparte con mayor velocidad y por distintos medios, ya sea de manera verbal, escrita o bien, mediante dispositivos electrónicos, por lo que asegurar su protección es fundamental para garantizar relaciones contractuales sólidas.
Entre empresas, elementos como el secreto industrial, cuentas internas, estados financieros, contabilidad electrónica, sociedades, accionistas son información que debe resguardarse con el mayor cuidado posible, al tiempo que si se requiere compartir alguna información de este tipo, lo más viable sería firmar los documentos que establezcan el buen tratamiento de la información.
En nuestro blog sobre la importancia de la confidencialidad de la información señalamos la importancia de proteger la información mediante acuerdos que obliguen a guardar escrupulosamente los secretos técnicos, comerciales y de fabricación de los productos a los que se concurra directa o indirectamente, o de los cuales tenga conocimiento por razón del trabajo que se desempeña, así como de los asuntos administrativos reservados. Para ello, el convenio de confidencialidad es el documento ideal.
¿Cuándo se debe firmar un convenio de confidencialidad?
Cuando las partes compartirán entre sí información confidencial de su propiedad respecto a sus servicios, productos, negociaciones, operaciones, estadísticas, bases de datos, patrimonio, estados financieros, contabilidad, secreto empresarial, o de cualquier otra índole que represente un valor o activo de la organización.
Generalmente los convenios de confidencialidad se firman:
- Entre empresas que sostienen relaciones comerciales.
- Entre particulares, derivado de la prestación de servicios profesionales.
- Entre empresa y trabajador como resultado del acceso y manejo de información confidencial que este último tiene.
No obstante, es importante evaluar las condiciones entre las partes y determinar la necesidad de protegerse mediante un acuerdo de esta naturaleza, así como valorar si este será unilateral, es decir que establecerá obligaciones para una de las partes o recíproco, obligando a ambas.
¿Qué debe contener?
Al ser un documento formal que establecerá las condiciones respecto al tratamiento de la información confidencial de las partes, así como sus obligaciones, es primordial que cuente con una estructura sólida y clara, incluyendo, entre otras cosas:
- La información que se proporcionará y el plazo por el cual debe ser resguardada y mantenida de forma confidencial.
- Las finalidades para las cuales será compartida la información.
- Los incumplimientos y sus penalizaciones.
¿Cuáles son sus beneficios?
Firmar un convenio de confidencialidad en cualquiera de los supuestos anteriormente expuestos tiene ventajas importantes, no sólo en cuestión de seguridad, si no de operatividad y relaciones comerciales entre las partes.
- Refuerzas la confianza y el compromiso entre las partes
- Evitas cualquier fuga de información
- Tienen las partes seguridad jurídica a su relación contractual
- Defines con precisión la información que será compartida y cuál tendrá la característica de confidencialidad
- Proteger la información técnica o confidencial que no se desee compartir más que con las partes interviniente
- Evitar posibles pérdidas de propiedad intelectual
Soluciones
En Lofton contamos con especialistas en la materia de confidencialidad de la información que le asesorarán respecto a la información que se compartirá, con el fin de elaborar el convenio de confidencialidad más adecuado a sus operaciones, que le permita fortalecer sus relaciones contractuales con sus clientes, proveedores, trabajadores.
Todo con la finalidad de que tengas certeza jurídica para realizar tus operaciones e intercambio de información.
Lic. Odalys Guerrero, Especialista en Protección de Datos del área Jurídico Corporativo en Lofton
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