La operación de la nómina en una empresa es tarea compleja que va más allá del pago puntual a los trabajadores. Implica el cálculo de diversos factores, impuestos, incidencias y para ello es imprescindible un control interno adecuado y tener procedimientos claros al momento de registrar todas las operaciones inherentes a la nómina.
Si tu empresa lleva a cabo esta tarea a nivel interno, seguramente tendrá un área que trabaje en sincronía con Recursos Humanos para llevar a cabo la gestión del personal. Llevar la nómina a nivel interno tiene ventajas considerables, sobre todo en lo relacionado con el control de la información, la rapidez con la que puedes gestionar las tareas, la fluidez de la comunicación y los recursos.
Sin embargo, también conlleva desventajas, sobre todo cuando no se cuenta con el personal capacitado que conozca todos los pormenores de la operación de la empresa. Es muy recurrente que los errores más comunes en la operación de nómina se den en empresas que llevan esta tarea al interior de sus centros de trabajo.
La mayoría de los errores en la operación de nómina pueden evitarse y corregirse
En nuestro blog sobre los errores más comunes en la operación de nómina, señalamos que la mayoría de los problemas se deben a deficiencias y desconocimiento por parte del personal que lleva a cabo las operaciones.
En nuestra experiencia, hemos detectado que la mayoría de los errores en la operación de una nómina pueden corregirse oportunamente, si se cuenta con procedimientos y planificaciones claras, mes con mes, que registren todas las operaciones en un solo lugar, tengan los parámetros correctos para realizar los cálculos de impuestos, pagos e incidencias.
Por ello, lo primero que debemos realizar al interior de nuestras organizaciones es una revisión detallada de todos los procesos que involucran la operación de nuestra nómina, con el fin de tener claridad y saber que es correcto. Claro que dependerá del giro del negocio, número de trabajadores y demás circunstancias, sin embargo podemos señalar los factores imprescindibles que toda empresa debe cuidar en sus operaciones.
Elementos clave de la administración de nómina
- Sistemas de registro
Esto tiene que ver con toda la información de los trabajadores, desde los contratos, expedientes, salarios, prestaciones, bonos. Esta etapa es importante porque son los datos básicos con los cuales se realizan los pagos y cuotas correspondientes cada periodo de tiempo. De igual manera, es crucial que esta información se coteje y actualice periódicamente. Desde el cambio más pequeños como puede ser un ajuste de sueldo, hasta los más importantes como el ingreso de nuevo personal
- Sistemas de control
Los esquemas o procesos establecidos para llevar a cabo un control de todas las operaciones, es decir los protocolos de actuación. Sin importar el tamaño de una empresa o el número de sus trabajadores, deben existir un sistema de parámetros que dé claridad sobre los impuestos, los salarios y descuentos de cada trabajador, en función de sus perfiles de puesto, prestaciones y cualquier otra incidencia relacionada.
Como señalamos al inicio, aquí es donde suceden la mayoría de los errores al momento de registrar las operaciones a nivel interno o ante las autoridades fiscales y de seguridad social. Una falla en los parámetros de medición y cálculo puede representar que la información que se dé al SAT o al IMSS tenga inconsistencias que deriven en multas, recargos o revisiones exhaustivas de las distintas autoridades, además de los retrasos en la dispersión o pagos de cuotas.
La alternativa más viable, que pueda evitar el error humano, es contar con software especializado que realice los cálculos de manera automática. En ocasiones muchas empresas no tienen estos sistemas de control y en la mayoría de los casos el error humano es frecuente.
- Administración de banca
Si bien la dispersión del pago a trabajadores, el entero de impuestos ante las autoridades son el proceso central de una nómina, muchas veces se descuidan los criterios de puntualidad y eficiencia por errores atribuibles a los procedimientos mal implementados.
No pagar una nómina puntualmente, o no pagar todos los impuestos, tiene severas afectaciones a nivel interno, con un descontento de personal totalmente justificado, y con las autoridades hacendarias y de seguridad social, quienes pueden revisar tu información y presumir que la empresa no realiza las aportaciones que por ley le corresponden.
Errores como estos pueden poner en riesgo la operación de las empresas, a nivel interno, con trabajadores inconformes que no se comprometerán con el trabajo de la empresa, y a nivel externo, con el riesgo latente de que las autoridades fiscales presupongan prácticas de elusión fiscal que pueden derivar en consecuencias fatales para cualquier organización.
La maquila de nómina te brinda certeza y seguridad en todo el proceso de tu nómina
Tercerizar la administración de la nómina de tu empresa puede evitar muchos riesgos propiciados al gestionar la nómina con el personal que no se encuentre capacitado para hacerlo.
Es común que al interior de las empresas, sin importar su tamaño, la gestión de la nómina se realice por un administrador, un contador o personal de recursos humanos que no se encuentran familiarizados con todos los detalles que intervienen.
Si a ello le sumamos que la mayoría de las empresas no cuentan con parámetros técnicos y procedimentales claros, que indiquen con precisión todos los detalles de registro, control y pago, difícilmente podremos tener una dispersión de nómina adecuada.
Llevar a cabo la maquila de nómina con personal especializado puede suplir estas carencias, además de contar con la seguridad de que dejas en manos de expertos la administración de tu nómina. Pero hay muchas ventajas más:
Tienen software especializado que optimiza los cálculos
Una de las principales ventajas de tercerizar la administración de tu nómina es que la mayoría cuentan con programas especializados que ayudan a automatizar los cálculos, incidencias y demás variables que surgen en el día a día al interior de los centros de trabajo.
Contar con un software especializado permite agilizar enormemente los tiempos para procesar altas cantidades de información, hacer los ajustes de incidencias en forma automática y tener la seguridad de que los cálculos son los correctos.
Pueden realizar la administración de pagos en forma sencilla
Además, permite realizar un timbrado de nómina eficaz, así como contar con las pruebas documentales que permitan a la empresa demostrar el correcto cumplimiento de sus obligaciones fiscales, patronales y de seguridad social.
Otra ventaja que aporta la maquila de nómina es que también pueden absorber la administración de los pagos, sin que representa mayores dificultades técnicas para los patrones. Una maquila de nómina profesional podrá realizar la dispersión de los pagos o cuotas en los tiempos establecidos, así como un timbrado eficaz, con tan solo depositar a una cuenta común, los pagos correspondientes a las empresas.
Te da la certeza del cumplimiento de tus obligaciones fiscales y de seguridad social
Que tu nómina la manejen expertos te da la certeza de que se está pagando las contribuciones de seguridad social y de impuestos conforme a la ley, que tendrás los documentos comprobatorios en cualquier momento que la autoridad solicite, y lo más importante, cumplirás con la dispersión de la nómina en forma puntual.
Disminuye tu carga operativa
Tercerizar la maquila de tu nómina aligerará tu carga administrativa, ya que no tendrás que invertir en contratar más personal si el número de trabajadores crece. Esto te permitirá dedicarte de lleno a la operación de tu negocio, dejando esta tarea a los especialistas.
Soluciones inteligentes
En Lofton contamos con el servicio de Administración y Maquila de Nómina quienes se encargarán de todos los procesos inherentes a la administración de tu nómina, desde la contratación, el correcto cálculo y pago correspondiente, determinación y cumplimiento de los impuestos, contribuciones de seguridad social establecidos por ley, hasta la terminación de la relación de trabajo y pago de finiquito.
