Al tener personal que realice las diversas funciones en el día a día a nuestra operación como empresa, contraemos la obligación de cumplir, en tiempo y forma convenidos, el pago de los salarios y prestaciones pactadas, independientemente del giro del servicio – producto de nuestra empresa.

Esto conlleva la responsabilidad de pagar correctamente los sueldos (sea quincenal – semanal – catorcenal – mensual) de cada colaborador, así como realizar las deducciones que por Ley corresponde (impuestos y retenciones), como también las derivadas de los incumplimientos y prestaciones de nuestros empleados, es decir las incidencias (faltas, retardos, permisos, incapacidades, vacaciones, etc.).

De esta forma debemos garantizar el correcto pago, motivo por el cual cobra una importancia el soporte documental, así como los controles para el correcto registro, validación, cálculo, entero, dispersión y timbrado de estos pagos (trabajador – Gobierno).

Errores en las incidencias de nómina

Una incidencia mal registrada o pagada, nos conlleva a realizar ajustes, cumplimiento y pago de obligaciones adicionales. Son también comunes los errores humanos al ingresar datos o cantidades, factores que ni el mejor de los programas automatizados puede prever. Una tentación en la que muchos caen es utilizar las nóminas pasadas como base y sobre ello hacer actualizaciones; esto es un error que no toma en cuenta lo esencial para llevar el seguimiento adecuado del registro de Nómina: es un registro en constante cambio dada la diversidad de factores que intervienen en el cálculo. 

Es precisamente por ello, el control de las incidencias de nómina no permite utilización de supuestas estrategias que permitan ahorrar recursos y tiempos, como hemos visto en los ejemplos señalados. Para estos casos, lo más adecuado es registrarlas conforme suceden, ya que por la dinámica son impredecibles, es decir, no pueden programarse con antelación. Un fallo en nuestras incidencias tendrá consecuencias tales como, actualizaciones y recargos, revisiones de la autoridad, retrabajo administrativo, así como una afectación causada al empleado. 

La tendencia en la actualidad es dejar en manos de terceros la nómina de las empresas, lo cual presenta ventajas en el sentido de que el personal de Recursos Humanos podrá concentrarse en tareas clave que aumenten la rentabilidad y productividad de las empresas. Dejar la administración de Nóminas en terceras manos también permite que RH se centre en tareas estratégicas del personal.

En Lofton Servicios Integrales, contamos con especialistas en Nómina, que te pueden asesorar y ayudar a realizar en forma correcta el cálculo de sueldos, ajuste de incidencias, determinación de impuestos locales y Federales, así como el debido cumplimiento a diversas disposiciones Fiscales y de Seguridad Social (IMSS, STPS, INFONAVIT, FONACOT), y con ello evitar afectaciones a tu patrimonio con pasivos tales como multas, recargos, actualizaciones, sanciones administrativas, etc. 

Lic. Erik Lozano

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