Las Actas más comunes para la organización legal de las empresa son:

1. Acta constitutiva
2. Actas de asamblea ordinaria
3. Actas de asamblea extraordinaria
4. Actas mixtas

Las Actas de asamblea en la LGSM

En nuestro blog sobre Tipos de asamblea en la Sociedad Anónima señalamos que Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) distingue la Asamblea General Ordinaria, que trata temas recurrentes del día a día de la Asamblea General Extraordinaria, que trata temas urgentes y extemporáneos. 

Por sus características, la Asamblea General Ordinaria se celebra al menos una vez al año, dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio, y aborda:

• Discusiones para aprobar o modificar los informes de los administradores
• Nombrar o cambiar a la administración y al consejo de administración 
• Discutir los honorarios de los administradores
• Reportar información financiera

Por su parte, la Asamblea General Extraordinaria puede realizarse en cualquier momento y abarca:

• Ampliación de la duración de la sociedad
• Disolución anticipada de la sociedad
• Modificaciones al capital social
• Cambio de objeto de la sociedad
• Transformación, fusión o escisión 
• Modificaciones al contrato social
• Emisión de bonos

Las Actas de Asamblea

Las Actas de Asamblea, entonces son el documento con valor legal donde se registran las decisiones y modificaciones de la sociedad. 

Según la LGSM: 

“Las actas de las Asambleas Generales de Accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el Presidente y por el Secretario de la Asamblea, así como por los Comisarios que concurran. Se agregarán a las actas los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los términos que esta Ley establece.

Cuando por cualquiera circunstancia no pudiere asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se protocolizará ante fedatario público.

Las actas de las Asambleas Extraordinarias serán protocolizadas ante fedatario público e inscritas en el Registro Público de Comercio.”

¿Qué elementos contiene un Acta de Asamblea?

• Lugar y fecha
• El tipo de convocatoria (puede ser a b o c)
• Lista de los presentes
• Firma de asistentes
• Orden del día de los asuntos abordados
• Decisiones, acciones y acuerdos tomados
• En su caso, numero de votos emitidos en caso de consulta o controversia

El libro de Actas de asamblea

Todas las Actas de asamblea se registran en los Libros de Actas de Asamblea de la Sociedad, que son un instrumento de registro y consulta donde se documenta, en forma ordenada, la información de las Asambleas.

Como ya vimos, para que lo asentado en un Libro tenga validez deberá estar firmado por el presidente y secretario de la Asamblea o en su caso, ante fedatario público.

Aunque en la costumbre prevalece el registro y conservación del libro físico, también pueden registrarse por medios digitales o electrónicos, en observancia de la Norma Oficial Mexicana NOM-151 que regula la conservación de documentos y datos en documentos electrónicos. 

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