Para cualquier empresa resulta imprescindible prestar sus servicios o elaborar sus productos en tiempo y forma, sin embargo, muchas presentan problemas de retrasos considerables durante sus procesos o producción, siendo el factor más común la falta de tiempos definidos y la estandarización de las actividades más importantes.

Esta situación desencadena una serie de problemáticas que se traducen en pérdidas económicas para el negocio, pues además de tener que utilizar más recursos de los necesarios para resolver las inconformidades de los clientes, también existe la posibilidad de que estos decidan terminar la relación con la empresa de manera definitiva.

Afortunadamente, existe una herramienta que las empresas pueden implementar ser más eficientes: el estudio de tiempos y movimientos.

¿Qué es el estudio de tiempos y movimientos?

Un estudio de tiempos y movimientos es una herramienta que registra y analiza la cantidad de tiempo que se invierte en las actividades de un proceso para que se puedan optimizar y estandarizar, considerando los recursos que se emplean y las condiciones del entorno de trabajo.

Entre sus objetivos centrales se encuentra minimizar el tiempo de las operaciones, mantener la producción estable y medible, y mejorar la calidad de los productos o servicios.

¿Cómo se realiza el estudio de tiempos y movimientos?

Se analizan los tiempos y después los movimientos, para realizar una evaluación conjunta que arroje resultados que indiquen las mejores y ajustes necesarios para optimizar los procesos.

El estudio de tiempos

En este se establecen cuáles son las actividades clave que se llevan a cabo en el proceso y se analiza a detalle el tiempo en que deben desarrollarse, considerando:

• las condiciones del área de trabajo
• los trayectos que se siguen
• la fatiga o limitaciones que puede experimentar el colaborador durante el proceso,
• los posibles retrasos inevitables

El estudio de movimientos

Aquí se analizan los movimientos que tiene que llevar a cabo el operador para cumplir con sus tareas, así como los materiales y herramientas que utiliza para ello, a fin de eliminar o reducir los movimientos ineficientes.

Esto es aplicable para trabajos mecánicos o repetitivos, pero también a cadenas de suministro, inventario, o incluso más grandes, como entrega de paquetería o proveeduría de servicios. El estudio de movimientos es adaptable y escalable en función de las operaciones del negocio.

Aunque primero se estudian los tiempos y después los movimientos, podemos resumir su desarrollo en 6 etapas.

Las 6 etapas del estudio

1. Preparación del estudio. En esta fase se identifican, ordenan y esquematizan las operaciones para tener un panorama general del flujo de trabajo en el proceso, se selecciona al personal que participará en el estudio con base en sus competencias y su desempeño; por último, se analizan y determinan las condiciones de trabajo (iluminación, ruido, temperatura, distribución de planta, etc.) empleando técnicas como la observación de campo y las entrevistas.
2. Ejecución del estudio. Se registra la información referente al proceso para identificar factores que permitan mejorar o eliminar ineficiencias, después se descomponen las tareas en elementos para un mejor análisis, y posteriormente se cronometran las tareas ejecutadas.
3. Evaluación del ritmo de trabajo. Para esta etapa se consideran factores como las habilidades de los operadores, su desempeño, y los procedimientos ejecutados. Se analiza la viabilidad y las oportunidades de optimización.
4. Análisis de las causas de retraso. En este análisis se toman en cuenta dos tipos de causas, las que son asignables a retrasos personales, y las que se derivan de la fatiga de maquinaria o humana.
5. Definición de tiempos estándar. El tiempo estándar de las tareas se determina de acuerdo con el tiempo estándar por operario, las combinaciones de actividades o tareas compartidas, y la determinación de la capacidad de producción.
6. Asignación e integración de tareas. Con la información obtenida en las etapas anteriores es posible decidir cómo se asignarán las áreas de trabajo, así como definir si el orden en que se desarrollan las actividades es adecuado o si puede modificarse, todo ello, con el fin de mejorar el tiempo estándar de las tareas ejecutadas.

¿Cuáles son los beneficios de llevar a cabo un estudio de tiempos y movimientos?

Son muchos los beneficios que puede aportar a las organizaciones el estudio de tiempos y movimientos, todos ellos encaminados a la mejora continua, la optimización del proceso en beneficio de la calidad de los productos y servicios.

Pero uno  de los más relevantes es que es aplicable a prácticamente cualquier organización, sin importar su tamaño o complejidad de sus procedimientos. Parte de la premisa de que todo proceso es susceptible de optimización y mejora. Veamos los beneficios que tiene el estudio en las empresas:

Reducción de tiempos en el proceso

Al identificar y eliminar los movimientos ineficientes o que no agregan valor al proceso, este se lleva a cabo en menor tiempo al que solía requerir previo al estudio.

Disminución de costos

La reducción de tiempos da lugar a la disminución en los costos de operación, por lo que aumentan los márgenes de utilidad de la empresa y por consiguiente, la rentabilidad de la empresa se ve favorecida.

Conservación de los recursos

Las actividades repetitivas o ineficientes pueden reducir la vida útil de la maquinaria, herramientas, equipos de cómputo o demás recursos que son empleados durante el proceso, por lo que, al eliminarlas, estos son utilizados de manera óptima, permitiendo que se conserven en buen estado por más tiempo.

Impacto positivo en el desempeño de los colaboradores

La aplicación del estudio de tiempos y movimientos también favorece a los colaboradores, pues al comprender la dinámica de trabajo, se distribuye adecuadamente la carga de trabajo y además, se adecúa para que no tengan que hacer esfuerzos físicos extras que afecten su rendimiento, o inclusive su salud, por lo que se desenvolverán de mejor manera y serán más productivos.

Mayor calidad en el resultado final

Eliminar los movimientos ineficientes, establecer estándares de tiempo y facilitar el trabajo de los colaboradores, da como resultado un producto o servicio con altos estándares de calidad que será entregado en tiempo y forma al cliente, quien quedará satisfecho y tendrá mayor confianza hacia la empresa.

Resuelve tus problemas de eficiencia con el estudio de tiempos y movimientos

Si la productividad de tu empresas es baja, tus tiempos de operación son muy elevados, hay retrasos frecuentes en la producción y tus costos de operación son altos, aplicar el estudio de tiempos y movimientos es sin duda la mejor alternativa de solución.

Aunque a primera vista pareciera que solo hace más eficientes los procesos de producción, además permite detectar la causa raíz de los problemas que se presentan y sus beneficios se extienden a otros rubros de la empresa, como las finanzas, el desempeño de sus colaboradores e incluso la satisfacción de sus clientes.

En Consultoría Estratégica de Lofton contamos con el servicio de Cambios Estratégicos de Negocio, donde podemos ayudarte con el estudio de tiempos y movimientos, así como con la optimización de procesos, reingeniería organizacional y planeación estratégica.

Contáctanos y te ayudaremos a que tu empresa sea más eficiente, rentable y competitiva.

CP Enrique Garduño, Socio de Consultoría Estratégica

Una situación similar se vivía en Japón después de la Segunda Guerra Mundial, y fue esto lo que llevó a la empresa Toyota a desarrollar la filosofía Lean Manufacturing, un sistema que le permitiría seguir compitiendo en la industria automovilística a pesar de la escasez de recursos a la que se enfrentaban.

Aunque han pasado muchos años desde entonces, esta filosofía de trabajo se ha enriquecido con nuevas herramientas y técnicas, por lo que hoy en día sigue vigente y puede emplearse en cualquier tipo de empresa que busque ser más competitiva.

¿Qué es Lean Manufacturing?

Es una filosofía dirigida a optimizar y mejorar un proceso productivo, eliminando aquellas actividades o elementos que no aporten valor al proceso, es decir, que no contribuyen a mejorarlo o acelerarlo y tampoco añaden valor para el Cliente, por lo que son considerados “desperdicios”.

Lo anterior se logra mediante los siguientes principios:

1. Generar valor para el Cliente. Para ello habrá que identificar cuáles son sus necesidades para entender qué es lo más le importa y por lo tanto, qué es por lo que está dispuesto a pagar.
2. Identificar la cadena de valor. Entender cómo se desarrolla el flujo de trabajo para generar valor, qué materiales y/o transporte se requieren, e identificar qué actividades agregan valor y cuáles no.
3. Que la cadena de valor fluya continuamente. Los retrasos o bloqueos obstaculizan el flujo de las actividades y generan desperdicios, por lo que hay que evitarlos.
4. Producir en función de la demanda del Cliente. De este modo no hay desperdicios o exceso de inventario.
5. Mejora continua. Siempre se podrán encontrar nuevas formas para hacer mejor las cosas y eliminar desperdicios, midiendo, evaluando y ejecutando.

Por lo tanto, podríamos decir que Lean Manufacturing busca aumentar la productividad de la empresa y añadir valor agregado al producto sin aumentar los costos de producción, cambiando la cultura empresarial a través de la idea de que siempre hay una forma de hacer mejor las cosas. Es precisamente esta búsqueda por la perfección, una de las razones por las que las empresas japonesas siempre mantienen altos sus niveles de calidad y excelencia, ganándose una buena reputación que las distingue del resto.

¿Qué problemas ayuda a resolver Lean Manufacturing?

El modelo de Lean Manufacturing ha sido implementado cada vez más empresas, debido a que puede aplicarse a distintos tipos procesos, no sólo a los de producción. Así mismo, los “desperdicios” que busca eliminar no son solo de materia prima, pues en general busca eliminar distintos problemas que afectan a empresas de todo tipo.

Sobreproducción

Al fabricar más de lo que se demanda se generan desperdicios, como productos que no rotan, se quedan en almacén o se vuelven obsoletos.

Tiempo de espera

Busca eliminar tiempos muertos por averías en los equipos, espera de la recepción de instrucciones de trabajo o de material, etc.

Transporte deficiente

Aunque hay elementos que deben transportarse dentro de una organización, como los materiales o la información, se pueden generar costos adicionales o los elementos pueden sufrir algún daño en el trayecto.

Exceso de inventario o stock

Las materias primas o los productos en exceso en el almacén pueden quedar obsoletos o dañarse, además se incrementa el costo de almacenamiento, ya que ocupan un espacio innecesario.

Procesamiento excesivo

Busca erradicar el trabajo excesivo sobre el producto o servicio, realizando acciones que no aportan valor o empleando más tiempo del necesario, para hacerlo más eficiente.

Defectos

Tener que arreglar los desperfectos o volver a rehacer el producto provoca pérdidas, tanto de tiempo como de recursos. Evitar esto hace a los productos más eficientes.

Movimiento excesivo de personal y equipo

Puede ocurrir porque el flujo de trabajo sea incorrecto o porque el área de trabajo está mal diseñada. Desde los espacios en que se desenvuelven, hasta una alta rotación.

Desperdiciar el conocimiento

No aprovechar todo el potencial de los recursos humanos de la empresa, generado por liderazgos deficientes y malas prácticas internas.

¿Cuáles son las ventajas de adoptar Lean Manufacturing en las empresas?

Se centra en la calidad de los productos y servicios

Los productos o servicios se deben generar en tiempo y forma, y libres de defectos, logrando que los Clientes queden satisfechos.

Ayuda a incrementar la rentabilidad

Al mejorar la calidad del producto o servicio, se optimizan recursos y se reducen los gastos innecesarios, lo que brinda márgenes de ganancia mayores.

Abona positivamente a la cultura organizacional

Lean Manufacturing fomenta un cambio en la cultura organizacional al crear una mentalidad de mejora continua en los colaboradores y también en los líderes.

Mantiene una producción flexible

Al permitir la flexibilidad en los flujos y procesos se traduce en eficiencia y en una respuesta más rápida ante contingencias imprevistas, desarrollando la resiliencia de la organización.

Mejora la competitividad del negocio

La mejora continua y el valor agregado del producto o servicio mantienen competitiva a la empresa. Esto está comprobado por muchas marcas, cientos de productos que se mantienen en el tiempo.

Los colaboradores, pieza clave en el proceso

Adoptar Lean Manufacturing genera un cambio positivo en la cultura organizacional, al fomentar entre todos los colaboradores el pensamiento de que siempre es posible hacer mejor las cosas, pero para que esto suceda, es sumamente importante que la Alta Dirección se involucre y se comprometa, pues son quienes deben poner en práctica esta filosofía en primer lugar, y después permearla al resto de la organización, así como asegurarse de su cumplimiento.

Los colaboradores, pieza clave en el proceso

Adoptar Lean Manufacturing genera un cambio positivo en la cultura organizacional, al fomentar entre todos los colaboradores el pensamiento de que siempre es posible hacer mejor las cosas, pero para que esto suceda, es sumamente importante que la Alta Dirección se involucre y se comprometa, pues son quienes deben poner en práctica esta filosofía en primer lugar, y después permearla al resto de la organización, así como asegurarse de su cumplimiento.

¿Cómo comenzar a aplicar Lean Manufacturing en una empresa?

Existen diversas herramientas que ayudan a adoptar la metodología Lean Manufacturing, cada una posee características específicas y tiene un propósito en concreto, por lo que la empresa debe elegir aquella o aquellas que mejor se adapten a su proceso, aunque también pues es posible utilizarlas en conjunto. Algunas de las más utilizadas en empresas, que han dado resultados e impactado en la mejora continua son:

Kanban

Es un sistema de señalización que divide el flujo de producción en 3 columnas: tareas a realizar, tareas siendo realizadas, y tareas finalizadas, esto quiere decir que una tarea se puede mover a la siguiente columna sólo cuando está disponible.

Just In Time

Sistema en el que los procesos de compra, envío y producción deben ocurrir en el momento exacto en el que surge la demanda, con lo que se reducen los desperdicios, la mano de obra inactiva, y el inventario de materias primas.

Análisis Causa-Raíz

Tiene como propósito identificar la causa principal de un problema; el método más usado es el de los 5 ¿Por qué? que consiste en exponer el problema y posteriormente a cada respuesta hacer una pregunta del tipo ¿por qué? para llegar a la raíz del problema.

POKA-YOKE

Es una técnica cuyo propósito es detectar y prevenir los errores en un proceso, ya sean de origen humano o automatizado, a fin de evitar que el producto final tenga algún defecto, y por otro lado, conseguir la estandarización de procesos.

5S

Se emplea para organizar el entorno de trabajo y hacerlo eficiente y seguro para los colaboradores, a fin de evitar pérdidas de tiempo y esfuerzo. Se conoce así por los nombres en japonés de cada una de sus etapas, Seiri (Clasificación), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarización), Shitsuke (Disciplina).

Enlace relacionado: LOFTON :. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke – Mejora Continua (loftonsc.com)

Soluciones Lofton

Como habrás notado, Lean Manufacturing impacta positivamente en varios aspectos de una empresa, pues al eliminar los elementos o actividades que no aportan valor, además de optimizar procesos, se entrega un producto o servicio de alta calidad al Cliente, disminuyen los costos, se aprovechan mejor los recursos y se genera un cambio en la cultura organizacional.

En Consultoría Estratégica de Lofton te ayudamos a implementar esta filosofía de trabajo para conseguir que tu organización sea eficiente y con ello, incrementar su productividad y competitividad. ¡Contáctanos!

C.P. Enrique Garduño Socio de Consultoría Estratégica de Lofton