El calcular y gestionar una nómina no es una tarea sencilla, ya que se tienen que realizar cálculos exactos de pagos como bonos, premios, descuentos de pensiones, créditos INFONAVIT, pero sobre todo los impuestos.
Nadie está exento de cometer errores al calcular la nómina e incluso las personas con más expertis suelen cometerlos, cuando esto sucede las repercusiones suelen ser frustrantes por los contratiempos que ocasionan, además de hacerse notar el descontento de los trabajadores.
Es por ello que surge la necesidad de contar con procesos bien establecidos, guías, plan de cumplimiento y metas para evitar errores y posibles multas por parte de la autoridad. Pero no solo los procesos y los puntos antes mencionados nos aseguran evitar errores, sino también debemos establecer un vínculo de confianza con los colaboradores, con el objetivo de que expongan sus dudas.
Como se han mencionado se llegan a cometer errores de los cuales expondremos los más comunes:
- No actualizarse con nuevas normas fiscales: Las leyes fiscales están en constante cambio, es una necesidad y responsabilidad de quien se encarga de la nómina mantenerse actualizado sobre ellas día con día, para evitar multas o sanciones por parte de la autoridad.
- Incumplimiento de los pagos: existen diferentes periodos de pagos en la nómina (quincenal, semanal, catorcenal, decenal o mensual), el no cumplir con el pago en las fechas establecidas puede causar problemas no solo con la autoridad y futuras auditorías, sino también con la inconformidad de los colaboradores.
- No tener una planificación clara: Este es un error muy común y el más letal de todos, ya que si no se tiene fechas, organización de tiempos, controles de recibos etc. Se lleva un proceso erróneo, por ello es importante que el encargado de la nómina establezca un plan de trabajo.
- Errores en los cálculos finales: Nos referimos a las tarifas de impuestos a pagar, ya que varían de acuerdo a los días y semanas que tenga el mes.
- Ignorar o no atender a tiempo los descuentos y retenciones a los salarios: el no atenderlos de forma inmediata, la empresa se verá obligada a pagarlos.
- No actualizar la información del personal y las condiciones de trabajo: la principal responsabilidad del encargado de la nómina es revisar las condiciones pactadas en el contrato, esto se refiere a los salarios, la cotización ante el IMSS, la jornada laboral y el tipo de puesto a desempeñar para saber su prima de riesgo.
Es difícil no cometer errores, pero si nos apoyamos con diferentes elementos como las capacitaciones, el software y los planes de trabajo, se disminuye considerablemente y las consecuencias de los errores, la idea es buscar la solución.
¿Por qué la consultoría es el mejor camino para el control de mi nómina?
Actualmente existen cientos de consultorías que nos ofrecen los servicios de maquila de nómina, contar con la tranquilidad de que un proveedor experto en la materia realice este proceso, nos ahorrara costos y nos asegurar el correcto funcionamiento de la misma.
Aquí te describimos a detalle los beneficios:
- Reducir costos: Tener expertos en la materia y un externo nos asegura que contamos con gente profesional y capacitada para este tipo d procesos, así mismo evitara la adquisición de algún software que procese la nómina, el cual genera grandes costos anualmente.
- Seguridad en los cálculos: Las personas que contratan este tipo de servicios tienen la confianza que la elaboración de la nómina y el pago de los impuestos serán los correctos.
- Atención al cliente: Las dudas que surjan antes, durante y después del proceso de la nómina serán atendidas por un experto.
- No más multas ni recargos: Como se ha mencionado anteriormente las leyes están en constante cambio, las consultorías y sus expertos nos aseguran la actualización de ellas y lo que con lleva, para evitar multas o algún recargo por parte de la autoridad.
En Lofton contamos con los especialistas en Nómina que pueden diseñar un plan en función de tu negocio.
