La obligación de cumplir con las disposiciones fiscales de las personas morales no sólo incluye la presentación de la contabilidad anual o bimestral ante el SAT, además deben acatar lo establecido en el artículo 28, inciso A fracción I del Código Fiscal de la Federación, el cual menciona que la contabilidad se integra por:
“Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales […]”.
En este contexto, debe entenderse como libros y registros sociales los conformados por tres diferentes tipos:
- libro de actas
- de registro de socios y
- de acciones nominativas
En donde deben quedar plasmadas todas las operaciones mercantiles y administrativas que realiza la empresa, de forma cronológica y ordenada. Esto ayuda, entre otras cosas, para lograr un mayor control respecto a la entrada y salida de socios, aumentos o disminuciones de capital, así como registro de todas las Asambleas, ya sean ordinarias o extraordinarias que celebre la Sociedad desde su constitución.
Así mismo se estará en cumplimiento con lo establecido en los artículos 172 y 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, es decir, con la presentación de los informes de las políticas y criterios contables establecidos, así como de la situación financiera de la sociedad, además de la celebración de la Asamblea Ordinaria que debe llevarse a cabo por lo menos una vez al año.
Ventajas de tener libros corporativos en tu empresa
Si bien los libros de una entidad mercantil (sociales o corporativos) tienen carácter obligatorio, las ventajas de llevarlos de manera correcta ayudan a la buena administración e información para los socios, autoridades y terceros interesados. Algunos de estos beneficios son los siguientes:
1.- Un mayor control en la entrada y salida de los socios, así como de la tenencia de acciones o partes sociales con las que cuenta cada socio o accionista, en su caso.
2.- Registro de las aportaciones y reconocimiento al capital por parte de los socios o accionistas, con el objetivo de formalizar dichas contribuciones. Es importante señalar que tales registros deben estar relacionados con los registros contables que tenga la sociedad.
3.- El Libro de registro de Actas, que sirve para mantener un control de todas las Asambleas celebradas por la sociedad, sean ordinarias o extraordinarias, lo cual resulta muy útil, ya que al llevar un sólo libro de registro todas las Asambleas, se prevé el extravío de éstas, por ejemplo, derivado del cambio de administradores o socios, así como para el seguimiento de los compromisos adquiridos por los socios o accionistas.
En Lofton Servicios Integrales, contamos con especialistas en el área Civil y Mercantil que pueden ayudarte a llevar a cabo un registro adecuado de la información de los libros y registros de tu sociedad mercantil, así como también, brindarte las estrategias para que esta información sea clara y sobre todo oportuna para cuando los socios o las autoridades la requieran.
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Lic. Karla Flores
