Muchas empresas en México inician sus operaciones de manera empírica y van resolviendo los problemas que se les presentan conforme a lo que en su momento les es más conveniente o lo que consideran que es mejor.
Sin embargo, con el paso del tiempo y conforme la empresa crece, los dueños o directores se dan cuenta que el manejo del negocio se vuelve más complicado y que necesitan tomar medidas antes de que la falta de control ponga en riesgo las finanzas o inclusive, su permanencia en el mercado.
Para que una empresa deje de estar en modo de supervivencia y tenga un crecimiento constante, resulta imprescindible que integre el control interno a sus operaciones, pues solo así podrá obtener los resultados que espera, evitar situaciones de riesgo y superar los constantes desafíos del entorno.
¿Qué es el control interno?
El control interno es un conjunto de actividades cuyo fin es garantizar la operación adecuada de una empresa, proteger sus recursos para evitar pérdidas que afecten su rentabilidad y detectar desviaciones que pudiesen afectar el cumplimiento de sus objetivos.
Aunque cada empresa es diferente y cada una requiere de un sistema de control interno adecuado a sus necesidades, estas actividades deben estar orientadas a verificar y asegurar que todos los procesos se lleven a cabo de forma correcta para evitar pérdidas, errores o fraudes, así como monitorear constantemente que se estén cumpliendo los objetivos establecidos en determinado periodo.
Podemos decir entonces, que el control interno mantiene la integridad de las operaciones de una empresa y permite aprovechar adecuadamente sus recursos para mantener la estabilidad financiera y aumentar su productividad.
¿Qué problemas resuelve el control interno?
El control interno implica monitorear constantemente las actividades de la empresa, al hacerlo es posible detectar deficiencias y desviaciones y con ello:
- Mitigar o evitar riesgos operativos, estratégicos, financieros y legales.
- Evitar fraudes internos o externos, así como la fuga de información sensible o de recursos.
- Identificar errores a tiempo y evitar pérdidas financieras.
- Mejorar los procesos de la empresa y optimizar el uso de los recursos.
- Evitar que se dependa de una persona para ejecutar los procesos.
- Organizar la información del negocio y mejorar la rendición de cuentas.
- Favorecer el posicionamiento, competitividad y reputación de la empresa.
Objetivos del control interno
Además de proteger a la empresa, el control interno también tiene como fin asegurar que esta cumpla con sus objetivos estratégicos y prospere; para conseguir ambas cosas, se persiguen tres tipos de objetivos:
Operativos
Buscan la eficiencia y eficacia en los procesos de la empresa para utilizar adecuadamente los recursos, no solo para mejorar el rendimiento operativo, también la rentabilidad.
Financieros
Mantienen en orden la información contable y los estados financieros para evitar pérdidas, falsificaciones o fraudes, proteger los activos de la empresa y facilitar la toma de decisiones.
De cumplimiento
Están relacionados con el cumplimiento de las leyes, normas, disposiciones y regulaciones que rigen el funcionamiento de la empresa.
Elementos del control interno en la empresa
Para implementar el control interno en una empresa, hay que considerar los elementos que lo integran:
1. Ambiente de control
Es el entorno que influye tanto en los integrantes como en las actividades de la empresa, proporciona disciplina, estructura y representa la base para llevar a cabo el control interno. El ambiente de control está conformado por:
- Integridad y valores éticos: este aspecto busca evitar cualquier conducta inapropiada, como los códigos de conducta.
- Compromiso con la competitividad: establece las medidas que el personal de la empresa debe seguir para realizar su trabajo con eficacia.
- Estructura organizacional: describe las áreas, funciones y objetivos para el buen funcionamiento de la empresa, así como las líneas de comunicación.
- Asignación de autoridad y responsabilidad: hace referencia a las políticas empresariales que permiten saber cómo, de qué y por qué son responsables los colaboradores.
- Políticas y prácticas de recursos humanos: incluye las actividades para la contratación, orientación, capacitación y retención de los colaboradores, así como las reglas para sancionar el incumplimiento de las normas de la empresa.
2. Evaluación de riesgos
Parte del control interno en la empresa implica desarrollar un proceso que permita identificar riesgos, probabilidad de ocurrencia y establecer controles, así como las acciones a seguir en caso de surgir una situación complicada y los responsables de llevarlas a cabo.
3. Información y comunicación
Consiste en analizar los sistemas de información que utiliza la empresa y comprobar la calidad de la información y de la comunicación, así como los controles y políticas para emplearlos.
4. Actividades de control
Aquí se establecen los procedimientos a seguir para que la empresa cumpla con sus objetivos, y pueden ser:
- Preventivos: para prevenir errores o fraudes dentro de la empresa y que cada persona tenga claro lo que debe hacer y cómo hacerlo.
- De detección: para detectar posibles riesgos, errores, omisiones o amenazas para la empresa. Pueden enfocarse en la supervisión, revisión de registros, y auditorías.
- Correctivos: para establecer soluciones adecuadas a eventos no deseados o situaciones que fallaron, así como para definir nuevas medidas para que no vuelvan a suceder.
5. Supervisión y monitoreo
El seguimiento es un factor fundamental para que el control interno funcione, pues es lo que permitirá asegurar que las operaciones de la empresa se realizan adecuadamente y que los objetivos se están cumpliendo, o en su caso, hacer las mejoras correspondientes.
Mantener el control de tu empresa te ayuda a mejorar su desempeño
En un entorno cambiante y complejo como en el que nos encontramos hoy en día, no tener el control sobre tu empresa podría resultar catastrófico.
Por ello es esencial que integres un sistema de control interno que además de proteger a tu empresa te permita aprovechar los recursos adecuadamente para hacerla más eficiente y productiva, y por consiguiente, mantener su estabilidad financiera.
Incluso si ya cuentas con uno, analizar periódicamente si sigue adaptándose a las necesidades de tu empresa es fundamental, de lo contrario puede que continues expuesto a una serie de amenazas que no has detectado y que podrían comprometer las operaciones del negocio.
En Consultoría Estratégica de Lofton te ayudamos a encontrar y definir el modelo de control interno que mejor se adapte al tamaño y necesidades de tu empresa, a fin de salvaguardar sus recursos, aumentar su productividad y encaminarla a un crecimiento continuo. ¡Contáctanos!
CP Enrique Garduño, Socio de Consultoría Estratégica de Lofton Servicios Integrales
