Digitalización y automatización de procesos en las Pymes
En los últimos años la tecnología ha revolucionado nuestro estilo de vida y ha hecho más fáciles muchas de nuestras tareas y actividades; en ese sentido, se espera que las organizaciones también se adapten a estos cambios para beneficio propio, de sus colaboradores, y de sus clientes.
Por ello, aunque no sea algo que se complete de un día para otro, es importante que las empresas, en especial las Pymes, se reinventen y comiencen a trabajar en la digitalización y automatización de sus procesos a fin de mantenerse competitivas en un mercado que cada vez está más orientado a lo digital.
¿Cuál es la diferencia entre digitalización y automatización?
La digitalización y automatización son parte esencial de la innovación dentro de una empresa, y aunque son conceptos que suelen confundirse con facilidad, en realidad son diferentes, ya que un proceso puede estar digitalizado, pero eso no implica que esté automatizado.
La digitalización es llevar del formato o almacenamiento en papel al mundo digital, un proceso o la gestión de sus datos, por ejemplo, un sistema en el que se capturen digitalmente las órdenes de compra de los clientes de una empresa y que estas se almacenen en la nube.
Por otro lado, la automatización de un proceso implica eliminar pasos manuales e innecesarios, diseñar un flujo de trabajo en el que las actividades se realicen en orden y la información entre áreas o involucrados fluya de manera correcta. En palabras más sencillas, emplear tecnologías y softwares para que puedan realizar tareas de forma constante y programada.
Por ejemplo, si un empresa automatiza su proceso de venta, su sistema permitiría que al emitir una orden de compra en automático se genere un código de seguimiento y se envíen los datos al área de almacén para que prepare el pedido, que se pueda actualizar el proceso con un par de validaciones, y que además se puedan generar y descargar informes sobre las ventas que se generaron en cierto periodo.
Por lo tanto, podríamos decir entonces que la digitalización es el primer paso hacia la automatización de procesos, ya que antes de automatizar un proceso se necesita digitalizar la información.
¿Qué ventajas se obtienen al digitalizar un proceso?
Con la digitalización de procesos, los datos se pueden analizar mucho mejor, lo que conlleva a que se puedan tomar mejores decisiones, también se optimizan costos y tiempos, y como lo mencionamos previamente, es el comienzo para tener procesos más eficientes porque es la antesala a la automatización.
Entonces, ¿Cuáles son los beneficios de la automatización de procesos?
La automatización de procesos trae consigo diversos beneficios para una empresa, hay mayor productividad, eficiencia y reducción de costos, porque antes de automatizar hay que optimizar los procesos, analizar, poner controles, eliminar tareas redundantes, etc.
Otro punto importante es que hay una reducción de tiempos y errores en los procesos, lo que conlleva a que también se obtenga información confiable y más precisa, y además hay muchas otras ventajas como que la comunicación entre áreas se vuelve más simple y efectiva, o que permite darles un mejor seguimiento a las actividades.
En la actualidad hay sistemas ERP muy eficientes, que te permiten tener en un solo lugar diversos procedimientos clave de tu empresa. Puedes elegir qué elementos quieres llevar a cabo bajo este sistema de control y automatizar las operaciones, lo que permite a las empresas ser más eficientes. Estos sistemas te ayudarán a simplificar las operaciones, tener mayor control de tu empresa y tomar mejores decisiones.
¿Por qué es necesario que las Pymes apuesten por la digitalización y la automatización?
La digitalización hace que sea mucho más fácil el procesamiento y almacenamiento de datos, esto le da a las pequeñas y medianas empresas información más certera y confiable para tomar decisiones de negocio mucho más acertadas.
Por su parte, la automatización de procesos permite que los colaboradores se enfoquen en otras actividades de mayor relevancia, y no en aquellas que aunque necesarias, no añaden valor al negocio; esto contribuye a que las operaciones de la empresa sean mucho más eficientes y a que puedan satisfacerse las necesidades del cliente eficazmente.
Entonces, es necesario que las Pymes sepan utilizar y aprovechar la tecnología a su favor, y si bien, puede parecer algo complicado o demasiado costoso, en realidad solo hay que valorar cuáles son los aspectos que se ven más afectados por la falta de tecnología, y entonces, seleccionar las alternativas que mejor se adapten a las necesidades propias del negocio.
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