Documentar los procesos de tu empresa puede proveerte de información estratégica que te permita mejorarlos, así como incrementar la operatividad y rentabilidad de tu negocio.
Si bien todo empresario debe tener como gasto prioritario cubrir con la operación del negocio, (nómina, pago a proveedores, compra de bienes o servicios para la operación, gastos fijos, como renta, agua, luz, teléfono), no debe perder de vista que hay estrategias para operar de manera más eficiente y mejorar las condiciones del centro de trabajo.
La mejora en los procesos es parte de la mejora continua
Un error que comenten los empresarios de todos los niveles consiste en pensar que la operatividad del negocio está validada, sobre todo cuando se argumenta que “tal cual como está, funciona y funciona bien”. Este pensamiento deja fuera la idea de mejora continua, de diagnósticos o estrategias que ayuden a hacer mejor lo que ya se hace bien.
Otro error consiste en pensar que la Asesoría para la mejora de procesos es solo recomendaciones o sugerencias que se quedan en el papel, sin considerar los cambios importantes que se pueden implementar en sus operaciones.
Identificar los procesos clave para buscar hacerlos más eficientes
Si bien señalamos en el título de nuestro blog la importancia de documentar los procesos, la realidad es que va mucho más allá que el soporte escrito. Por supuesto que es muy importante, pero si no se acompaña de acciones concretos que incidan en la mejora y optimización de los procesos, solo será un documento archivado más.
Para documentar un proceso se requiere una serie de pasos que permitan tener un panorama claro de la mecánica, personas involucradas, estrategias y guías de acción; solo entonces estaremos en posibilidad de plantear mejoras concretas, que impacten positivamente a la organización.
Separar, distinguir y clasificar procesos.
El primer paso es distinguir y clasificar la variedad de procesos al interior de la empresa. Dentro de las clasificaciones más efectivas tenemos:
- Por orden de importancia: en la mayoría de las empresas son los procesos productivos, los que involucran la creación de productos o servicios. Estos a su vez, pueden tener subprocesos diferenciados en cuanto a operación, suministro, logística y las distintas etapas de producción.
- Por orden en que suceden: si pensamos en la fabricación de un producto alimenticio, lo primero sería distinguir los pasos de surtido, embalaje, producción, subproducción, almacenamiento, salida, venta. En caso de servicios, pasaría por documentar la cadena de atención al cliente, desde su llegada a la empresa hasta la realización del servicio.
- Por personal involucrado: esto es útil para empresas de más de 500 colaboradores, donde las áreas juegan un rolo fundamental. Distinguir los procesos por áreas y encargados permite indicar con claridad la línea de mando, responsables y funciones específicas.
Delimitar el inicio y fin de un proceso también es importante, ya que si se cuenta con una delimitación adecuada se pueden evitar duplicidad de funciones, gastos y recursos. Saber con la mayor precisión posible dónde comienza y termina un proceso ayudará también a tener indicadores claros del actuar de cada área involucrada.
Las entradas y salidas de procesos son los insumos materiales, técnicos o humanos que requiere, así como los productos esperados. Medirlo es fundamental para un control pormenorizado de los elementos de producción.
Finalmente, los diagramas, mapas de flujo o esquemas darán cuenta de la interrelación de cada uno de los procesos para la obtención del producto final.
Ventajas de documentar los procesos de tu empresa
Pero la ventaja de documentar los procesos de una empresa o hacer un diagnóstico de los mismos permite a las empresas detectar errores o deficiencias para corregirlos. No sólo los procesos, también controles, prácticas, que invariablemente harán que funcione mejor la operación y administración de las empresas.
Una de las ventajas más notables de documentar es la posibilidad de mejorarlos, sobre todo los procesos clave de cualquier empresa es notar cambios y mejoras que se perciben en el corto plazo, conforme se lleven a cabo y son en beneficio de la mejora en la operatividad de la empresa, de los trabajadores y de los centros de trabajo.
Soluciones Lofton
En conclusión es posible señalar que una Auditoría operativa no debe verse como un gasto en las organizaciones, sino una buena inversión, porque contribuye a hacer que una empresa sea más rentable, mediante la mejora continua de procesos, disminución de gastos y operatividad más eficiente.
En Lofton somos expertos en Auditoría operativa, la cual revisa cómo mejorar los procesos de tu empresa para hacerlos mas eficientes, con la finalidad de mejorar tus índices de rentabilidad y que tengas una empresa más eficiente, más rápida y esto se refleje en una mejora de los clientes y tus productos o servicios.
Con nuestros servicios tienes muchas ventajas:
- Tus procesos serán definidos, eficientes y automatizados
- Tener procesos eficientes ayuda a reducir costos de operación
- Mejora la operación en conjunto de tu compañía con las mejores prácticas corporativas
- Cuentas con un diagnóstico para la mejora operacional
- Mejoras significativamente los procesos más importantes de tu negocio
- Ayuda la toma de decisiones estratégicas con base en información clara y objetiva
- Previene fallos operativos
C.P. Enrique Garduño, Socio de Auditoría de Lofton