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Dentro del proceso de reclutamiento de personal en una empresa, sucede con frecuencia que el reclutador entrevista perfiles de candidatos muy valiosos, que cuentan con habilidades, capacidades o experiencia que funcionarían muy bien en el centro de trabajo, pero por alguna circunstancia, no completan el procedimiento o son descartados.

En estos casos el reclutador experimentado va conformado una cartera de candidatos con información precisa y bien clasificada, en caso de que esa u otra vacante estén disponibles.

Con el tiempo, esta cartera se va robusteciendo hasta que es necesario gestionarla de forma eficaz, para que no se convierta en información obsoleta o quede olvidada.

El objetivo y principal ventaja de conformar una cartera o base de datos de candidatos será ahorrar tiempo, investigación y costos cuando se quiera contratar un perfil que ya sabemos que cuenta con las herramientas que la empresa necesita. Digamos que funciona como una preselección de la que se puede valer en cualquier momento.

Esta misma red de información tiene el potencial de crecer, hasta convertirse en una fuente de información que no sólo sea útil para tu empresa, si no para otras de perfiles similares, y quien sepa manejar esta información de forma eficaz podrá convertirse en el estratega de la selección dentro de cierto rubro o especialidad.

Pero para lograr esto, se requiere una gestión eficaz. Aquí te damos # puntos que debes atender si quieres conformar o incrementar una cartera de candidatos que sea realmente útil a tu empresa.

1. Concentra toda la información en un solo lugar

Ya sea que estés comenzando a conformar una cartera al interior de tu empresa, o tiempo trabajando en ella, es indispensable concentrar toda la información de los candidatos en un solo lugar. 

Si tu cartera es pequeña, un archivo físico o un Excel pueden funcionar bien, en un primer momento. Pero cuando tu cartera crezca, tendrás que valerte de la tecnología, tal vez usar una plantilla especializada en Excel que te permita filtrar cómodamente la información que requieras, o utilizar la nube de internet, donde la principal ventaja es que tienes la información centralizada y varias personas pueden alimentarla en forma constante.

Cualquier soporte que te permita realizar una búsqueda ágil de un puesto, un perfil, o ciertas habilidades que estés buscando te ahorrará tiempo valioso.

2. Utiliza filtros estratégicos

Los filtros que utilices en el lugar donde decidas concentrar la información pueden hacer a tu cartera verdaderamente útil. Las variables son inmensas, y estarán en función de las necesidades de personal de tu negocio. 

Obviamente puedes utilizar un filtrado básico, en función del puesto o área que necesitas cubrir. Pero si lo que quieres es mayor rapidez, puedes utilizar filtros más específicos, como habilidades destacadas de los candidatos, perfiles que intuyes que se adaptarían muy bien a la visión de la empresa, o quienes cuenten con conocimientos técnicos sobresalientes.

Buscar este tipo de características más amplias te dará una ventaja al momento de buscar a un candidato, ya que no estarás pensando en que es solo un administrador, contador, ingeniero o personal de limpieza; tendrás una categoría de selección más específica, lo que seguramente dará buenos resultados. Las posibilidades son en función de cómo quieras organizarlo.

3. Apóyate en el uso de software especializado

En la actualidad, los centros de reclutamiento utilizan softwares especializados que les permiten gestionar grandes volúmenes de información de forma rápida, modificar y actualizar las distintas variables en tiempo real, y tener un sistema que, mediante una sencilla búsqueda, pueda realizar muchas de las tareas de cruce de información para que tengas a los candidatos ideales a un solo clic de distancia.

Estos sistemas de información son de gran utilidad cuando la rotación y el manejo de candidatos en las empresas son altos, tal vez más de 20 o 30 por año. Estos sistemas se basan en la información que proporciones, para arrojarte propuestas en tiempos mínimos y suelen ser configurables en una gran cantidad de variables. Podrás hacer prácticamente los filtros que te convengan. La palabra clave aquí es automatizar los procesos.

4. Utiliza herramientas digitales como almacenamiento compartido y la nube

Si tu cartera crece en número de candidatos, probablemente también lo hará en la complejidad de variables o personas que tengan que aportar información para mantenerla al día. Para casos como estos, el almacenamiento compartido en la nube, o cloud permitirán que varias personas puedan trabajar un solo archivo en forma simultánea y a distancia.

Si estás pensando en esta alternativa, debes tener mucho cuidado en el siguiente punto.

5. Garantiza la seguridad de la información

Los datos que maneja una cartera de candidatos contienen información sensible que debe resguardarse para evitar fugas de información, tal cual como lo establece la Ley Nacional de Protección de Datos.

Por eso es muy importante garantizar la confidencialidad de los candidatos, tanto a nivel interno con las personas que estén involucradas, como de posibles ataques externos. En estos casos, los sistemas convencionales como la nube de Microsoft o Drive de Google no ofrecen garantías en la seguridad de la información, por lo que habría que consultar servicios de almacenamiento digital que cumplan con estrictas medidas de seguridad.

6. Alimenta constante de la cartera de candidatos

Este elemento es clave para hacer una cartera funcional. Si los perfiles de puesto cambian cada vez con mayor rapidez, lo mismo sucede con los registros de los candidatos. Lo mismo sucede con las habilidades de los candidatos, cada vez son más específicas, más particulares y progresivamente quedan obsoletos los perfiles cerrados. 

Si antes se buscaban las credenciales necesarias para cubrir un perfil, hoy se evalúan las capacidades de los candidatos a desempeñar, no un puesto, sino situaciones concretas de trabajo, las llamadas competencias laborales

Así como un buen reclutador está constantemente puliendo los perfiles de puesto, las habilidades y competencias necesarias para hacer crecer a una empresa, la cartera de candidatos tiene que dar cuenta de esta evolución, mediante una actualización constante.

8. ¿Cómo mantener contacto con buenos perfiles que no fueron seleccionados?

Una reflexión final gira en torno a la forma de contacto que deberá tener un perfil sacado de la cartera. Por más que realicemos esfuerzos en mantenerlo actualizado, no debemos perder de vista que estamos usando un perfil que probablemente ya no se encuentre buscando trabajo, o por lo menos no con el mismo interés que lo hizo en su momento. ¿Qué sucede entonces? ¿Cómo se debe negociar con un perfil obtenido de nuestra cartera? Sin duda las condiciones serán diferentes, de eso será el tema de nuestro próximo blog.

Soluciones inteligentes

En Lofton, contamos con el servicio de Reclutamiento y selección, quienes cuentan con una cartera efectiva consolidada, en la que seguramente podrás obtener alternativas de candidatos viables, que sean acordes con las necesidades técnicas de tu empresa, y sobre todo que comulguen con la visión y misión de tu compañía.

De igual manera, si requieres asesoría para la conformación de una cartera efectiva, nuestros especialistas cuentan con la experiencia necesaria.

T.S. Rodrigo Rivera Plata

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